التطوير المؤوسسي

التطوير المؤوسسي هو عملية منتظمة و مستمرة لتنفيذ تغيير هيكلي فعال من خلال الموارد المؤسسية لتحسين الكفاءة. و يمكن استخدامها لحل المشاكل داخل المؤوسسة او كوسيلة لتحليل العمليات و ايجاد سبل كفوءة لتحقيق الاهداف. ان لكافة المنظمات اجراءات للعمل، و ان "رسم" عمليات العمل توفر اطار عمل مشترك لكافة المشتركين في العمل من شأنه ان لا يعزز فقط خطوط الاتصال داخل المنظمة بل ايضا يعزز الفهم حول ادوار و مسؤوليات الموظفين في المنظمة. ان تقنية "خرائط العمليات" تركز على تحديد و تخطيط و تنفيذ التحسينات لكل عملية  بهدف تحسين مستويات كفاءة المنظمة.

و بعد تحديد خطوات عملية ما و رسم خارطتها ، يتم تحليل الخطوات و تبسيطها. و يتضمن ذلك دراسة الخطوات الرئيسية مجتمعة و كذلك العمليات الثانوية مع ذوي الشأن ، اي كافة الافراد المشمولين بمدخلات و مخرجات العملية. و يتضمن عمل خرائط العمليات تدوين و تهيئة خطوات "واقع الحال" التي تمثل او "ترسم" العملية برمتها ، اضافة الى الموارد و التوقيتات و العوامل الخارجية المؤثرة في تلك العملية. ان تبسيط الاجراءات يتضمن اسئلة حول كل خطوة في العملية: هل تمتثل هذه الخطوة للقواعد و القوانين؟ اين يتم وضع هذه الخطوة في التسلسل العام للخطوات؟ ما الموارد التي يتم تخصيصها لدعمها؟ و عند الاجابة على هذه الاسئلة ، يتم تبسيط الخطوات التي تم تحديدها في العملية و تقليصها و حذف بعض الخطوات و دمج بعضها او يتم تغيير تسلسلها. و عند الانتهاء من كل ذلك ، يتم وضع اجراءات التشغيل القياسية وفقا لمواصفات مكتوبة لكل خطوة في العملية و بالتالي يمكن تبنيها.

و على العموم، فان الهدف من خرائط العمليات و تبسيط الاجراءات هو تقليص عدد الخطوات في عملية معينة. فمثلا ، ان عملية الحصول على الاجازه اللازمة لبناء بيت جديد قد لايفهمها المواطنون او المتقدم لطلب هذه الاجازه. ان تحليل تبسيط الاجراءات تقدم نتائج من شانها تقليص او اعادة تنظيم الخطوات في العملية و بالتالي تقلل الوقت اللازم لاكمالها. و لاغراض عمل مشروع تقدم حول اللامركزية ، فانه بعد تبسيط الخطوات لعملية ما ، فانه يجري مشاركتها مع محافظات اخرى لتبنيها مع كافة المحافظات و يتم اعلانها للجمهور عن طريق جهود التواصل الحكومي و الحملات الحكومية لضمان الشفافية. و في بعض الاحيان ، يتم وضع العملية على مواقع الانترنيت لاتاحة الفرصة لعدد اكبر من المواطنين الوصول اليها بشكل اسهل حيث ان التقديم على الانترنيت حول مثل هذه الامور كاجازة البناء ستقلل من الاتصال بين الافراد ، و بالتالي تعمل على تقليل الفساد. و اضافة الى ذلك، فان توثيق العمليات و توحيدها ستتيح لوجود نظام تعلم تنظيمي مستمر من شانه ان يعمل على انجاز العمل في حالات ان يكون الشخص المسؤول عادة في هذا المجال غائبا او في اجازه.

ان سهولة الوصول الى المعلومات و مستوى الشفافية يساعدان على زيادة  ثقة المواطن في الحكومة المحلية. ان هذا يكتسب اهمية خاصة لان اغلب المديريات الخدمية في المحافظات العراقية في الوقت الحاضر تقوم باجراءات بيروقراطية مملة و روتينية يعاني منها المواطنون للحصول على خدمات معينة.و في بعض الحالات ، فان هذه الاجراءات من الصعب التعامل معها و ذلك لان المواطنين اما يكونوا غير قادرين على اكمال بعض المعاملات المرتبطة بالخدمات ، او يكون الامر اسوأ من ذلك ، حيث يتخلوا عن الامر كله قبل الحصول على الخدمة. و في حالات اخرى ، فان الخطوات تستغرق اشهرا ، و هو ما يشكل مضيعة للوقت و الموارد البشرية و الجهد و الكلفة.

اعضاء من لجنة خرائط العمليات و تبسيط الاجراءات في المثنى يراجعون كيفية تحديد الخدمات المرتبطة بالمواطن